En resumen
- Una fiesta para 120 invitados con 30 de comida por persona, 1.200 de salón y 1.800 de música, fotos, decoración, ropa y pastel cuesta unos 7.260 con un 10 % de imprevistos.
- En una fiesta grande, la comida y la bebida por invitado es la partida que más pesa: en el ejemplo de 120 invitados son 3.600 de los 6.600 sin imprevistos, unos 5 de cada 10.
- Para pagar una fiesta de 7.260 en 12 meses sin pedir prestado hay que ahorrar 605 al mes; con 6 meses de plazo serían 1.210.
- Dejar un 10 % para imprevistos es una práctica habitual: en un presupuesto de 6.600 son 660 más para lo que siempre sale de última hora.
Cómo calcular el presupuesto de una fiesta
El presupuesto de una fiesta es la suma de todo lo que vas a pagar, más un margen para imprevistos. La parte más grande casi siempre es la comida y la bebida, que se paga por invitado; luego vienen el salón, la música, las fotos, la decoración y la ropa. Si sabes el total y los meses que faltan, sabes también cuánto ahorrar cada mes.
La calculadora sirve para una fiesta de XV años (quinceañera), una boda, un cumpleaños o cualquier celebración, en cualquier país. No trae precios de ningún lugar: los escribes tú, con lo que te digan el salón y los proveedores, así que el resultado es tu presupuesto real y no una media.
Cómo usar la calculadora
- Tipo de fiesta. Solo cambia cómo se dice el resultado.
- Invitados. Cuenta a todos los que comen, también a los niños si pagan menú.
- Costo por invitado. Comida y bebida por persona. Si el salón te da un precio por cubierto o por plato, pon ese.
- Salón o lugar. Lo que cobra el lugar por la fiesta entera. Si el precio por invitado ya lo incluye, pon 0.
En Opciones avanzadas están la música o el DJ, las fotos y el video, la decoración, la ropa, el pastel y los recuerdos, otros gastos, el porcentaje de imprevistos (viene un 10 %), los meses que faltan y lo que ya tienes ahorrado. Los valores que aparecen al abrir la página son de ejemplo: cámbialos por los tuyos.
Fórmula
Subtotal = invitados × costo por invitado + salón + música + fotos + decoración + ropa + pastel + otros Total = subtotal × (1 + imprevistos ÷ 100) Ahorro al mes = (total − lo ya ahorrado) ÷ meses que faltan
El costo por invitado con todo es el total dividido entre los invitados: sirve para comparar con otra fecha, otro salón o una lista más corta.
Ejemplo: fiesta de XV años para 120 invitados
Con los valores de ejemplo de la calculadora: 120 invitados, 30 de comida por persona, 1.200 de salón y el resto de partidas de las opciones.
| Partida | Importe |
|---|---|
| Comida y bebida (120 × 30) | 3.600 |
| Salón | 1.200 |
| Música | 500 |
| Fotos y video | 400 |
| Decoración | 400 |
| Vestido y ropa | 300 |
| Pastel y dulces | 200 |
| Imprevistos (10 %) | 660 |
| Total | 7.260 |
Cada invitado sale, con todo, por 60,50. Si faltan 12 meses y no tienes nada ahorrado, tienes que apartar 605 al mes. Si quieres que la fiesta cueste menos, lo que más mueve el total es el número de invitados: con 100 en lugar de 120, la comida baja 600 y el total, 660.
Cómo bajar el presupuesto sin que se note
- Ajusta la lista. Cada invitado suma el costo por persona y una parte de todo lo demás: es la decisión que más dinero mueve.
- Cambia la fecha o el horario. Muchos salones cobran menos entre semana, a mediodía o fuera de temporada.
- Pide precio cerrado. Que el presupuesto del salón diga qué incluye (mesas, meseros, bebida) para que no aparezcan cargos el día de la fiesta.
- Reparte los pagos. Si familiares o padrinos ponen una parte, réstala del total con el campo de lo ya ahorrado. Para llevar las cuentas entre varias personas sirve la calculadora para dividir gastos.
- Empieza a ahorrar pronto. Con el doble de meses, el ahorro mensual baja a la mitad. La calculadora de meta de ahorro te dice cuánto apartar si además el dinero rinde algo.
Si después de la fiesta hay viaje, el presupuesto de viaje suma alojamiento, comida y transporte por persona.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta una fiesta de XV años por invitado?
Depende del país, la ciudad y el salón, por eso la calculadora no trae precios. Para saber el tuyo, suma todo y divídelo entre los invitados: en el ejemplo, 7.260 entre 120 son 60,50 por persona, aunque la comida sola sea 30.
¿Qué es lo más caro de una fiesta?
Casi siempre, la comida y la bebida, porque se multiplica por cada invitado. En el ejemplo de 120 personas son 3.600 de 6.600, más de la mitad. El salón y la música van detrás.
¿Cuánto dinero dejo para imprevistos en una fiesta?
Un 10 % del presupuesto es una cifra habitual. Cubre horas extra del salón, más bebida, transporte o un proveedor que sube el precio. Si tu presupuesto ya es muy ajustado, sube al 15 %.
¿Cuánto tengo que ahorrar al mes para mi fiesta?
Resta lo que ya tengas al total y divídelo entre los meses que faltan. Para 7.260 en 12 meses son 605 al mes; si empiezas con 1.260 ahorrados, bajan a 500.
¿Sirve para calcular una boda o un cumpleaños infantil?
Sí. Elige el tipo de fiesta y escribe tus cifras. En un cumpleaños infantil de 30 niños con 8 de comida por niño y 200 de lugar, sin más gastos, el presupuesto es de 440.