En resumen
- El arqueo de caja es contado menos esperado: con 100 de fondo, 600 de ventas en efectivo y 50 de gastos, en la caja debería haber 650.
- Si cuentas 647,50 y esperabas 650, hay un faltante de 2,50, que es el 0,38 % de lo esperado.
- Los 647,50 del ejemplo son 540 en 26 billetes y 107,50 en 140 monedas; si dejas 100 de fondo para mañana, sacas 547,50.
- Las ventas con tarjeta o transferencia no cuentan: no están en la caja, así que no se suman a lo que debería haber.
¿Qué es el arqueo de caja?
El arqueo de caja es contar el dinero en efectivo que hay en la caja y compararlo con el que debería haber. Si los dos números son iguales, la caja cuadra. Si no, hay un sobrante (más dinero del esperado) o un faltante (menos).
Se hace al cerrar el día o al cambiar de turno. Sirve para cazar errores de cobro o de cambio, gastos sin apuntar y, en el peor caso, pérdidas de dinero.
Cómo hacer un arqueo de caja paso a paso
- Cuenta lo que hay. Separa billetes y monedas, ordénalos por valor y cuenta cuántos tienes de cada uno. Multiplica cada cantidad por su valor y suma.
- Calcula lo que debería haber. Parte del fondo con el que abriste, suma las ventas cobradas en efectivo y resta lo que salió de la caja: gastos, devoluciones y retiros.
- Compara. Resta lo esperado a lo contado. Un número positivo es un sobrante; uno negativo, un faltante.
- Apunta el resultado con la fecha y quién contó, aunque haya cuadrado. Si hay diferencia, escribe también qué la causó cuando lo sepas.
Cómo usar la calculadora de arqueo de caja
La calculadora ya tiene en pantalla los billetes y monedas de la moneda que elijas arriba.
- Billetes y monedas. Escribe cuántos tienes de cada valor. Lo que no tengas, déjalo en 0.
- Fondo inicial de la caja. El dinero con el que abriste, antes de la primera venta.
- Ventas cobradas en efectivo. Solo lo que te pagaron en billetes y monedas, según el registro o el cierre del día.
- Gastos y retiros pagados con efectivo. Todo lo que sacaste de la caja durante el día.
En Opciones avanzadas puedes indicar el fondo que dejas para mañana (para saber cuánto sacas), la diferencia que aceptas como caja cuadrada y otras denominaciones que no salgan en la lista, como monedas conmemorativas.
Hay denominaciones para siete monedas: euro, dólar estadounidense, peso mexicano, peso colombiano, peso argentino, peso chileno y sol peruano. Con cualquier otra moneda, escribes tú el valor y la cantidad de cada billete y moneda.
Fórmula del arqueo de caja
Contado = suma de (cantidad × valor) de cada billete y moneda Esperado = fondo inicial + ventas en efectivo − gastos y retiros Diferencia = Contado − Esperado
Una diferencia positiva es un sobrante y una negativa, un faltante. Para saber si es grande o pequeña, la calculadora la compara con lo esperado: Diferencia ÷ Esperado × 100.
Ejemplo de arqueo de caja
Abres con 100 de fondo, cobras 600 en efectivo y pagas 50 de gastos con dinero de la caja. En la caja debería haber 100 + 600 − 50 = 650.
Al cerrar cuentas esto:
| Denominación | Cantidad | Importe |
|---|---|---|
| Billete de 100 | 1 | 100,00 |
| Billete de 50 | 3 | 150,00 |
| Billete de 20 | 10 | 200,00 |
| Billete de 10 | 6 | 60,00 |
| Billete de 5 | 6 | 30,00 |
| Moneda de 2 | 25 | 50,00 |
| Moneda de 1 | 40 | 40,00 |
| Moneda de 0,50 | 15 | 7,50 |
| Moneda de 0,20 | 40 | 8,00 |
| Moneda de 0,10 | 20 | 2,00 |
| Total | 166 | 647,50 |
Los billetes suman 540 (26 billetes) y las monedas, 107,50 (140 monedas). Contado 647,50 menos esperado 650 da una diferencia de −2,50: hay un faltante de 2,50, el 0,38 % de lo esperado. De cada 100 que esperabas, faltan 0,38.
Si dejas 100 de fondo para mañana, de la caja sacas 647,50 − 100 = 547,50 para depositar o guardar.
Qué hacer si la caja no cuadra
Antes de dar por perdido el dinero, repasa en este orden:
- Vuelve a contar, sobre todo los billetes grandes. Un error de uno solo ya explica casi cualquier diferencia.
- Mira si la diferencia es justo un billete o una moneda. Si falta 20, quizá contaste de menos un billete de 20. La calculadora te avisa cuando pasa.
- Revisa los gastos y retiros. Un ticket sin apuntar es la causa más común de un faltante.
- Revisa los cambios y las devoluciones. Dar de más en el cambio produce faltantes; cobrar sin dar el cambio, sobrantes.
- Comprueba los cobros con tarjeta. Una venta con tarjeta apuntada como efectivo hace que falte dinero en la caja.
Si la diferencia se repite todos los días, no es mala suerte: hay un fallo en el proceso de cobro o de registro. Para ver el dinero del negocio en conjunto, y no solo el efectivo de un día, usa la calculadora de flujo de caja. Para saber cuánto deja cada venta, la de ticket medio.
De dónde salen las denominaciones
Las listas de billetes y monedas son las que usan hoy los bancos centrales de cada moneda:
- Euro: Banco Central Europeo.
- Dólar estadounidense: Reserva Federal, billetes, y Casa de la Moneda de EE. UU. para las monedas.
- Peso mexicano: Banco de México.
- Peso colombiano: Banco de la República.
- Peso argentino: Banco Central de la República Argentina.
- Peso chileno: Banco Central de Chile.
- Sol peruano: Banco Central de Reserva del Perú.
Si tienes una pieza que no sale en la lista, añádela en «Otras denominaciones».
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto se hace un arqueo de caja?
Lo habitual es hacerlo al cerrar cada día y en cada cambio de turno. Si la caja es muy movida, algunos negocios lo hacen también a media jornada. Cuanto más seguido se hace, más fácil es encontrar el origen de una diferencia.
¿Qué hago si me sobra dinero?
Trátalo igual que un faltante: vuelve a contar y revisa las ventas apuntadas. Un sobrante puede ser un cobro sin registrar o un cambio que no se dio. Apúntalo, con fecha, y no lo mezcles con el fondo del día siguiente.
¿Las ventas con tarjeta se cuentan en el arqueo?
No. El arqueo es solo del efectivo físico: billetes y monedas. Las ventas con tarjeta, transferencia o billetera digital van a la cuenta del negocio, no a la caja.
¿Qué diferencia hay entre arqueo de caja y cierre de caja?
El arqueo es contar el efectivo y compararlo con lo esperado. El cierre es el proceso completo de fin de día: arqueo, informe de ventas, depósito del dinero y fondo para mañana. Esta calculadora cubre el arqueo y el reparto final entre depositar y dejar de fondo.
¿Qué diferencia puedo aceptar?
Eso lo decide cada negocio. Hay quien exige que cuadre al centavo y quien tolera una cantidad pequeña, por ejemplo por redondeos al dar el cambio. En las opciones avanzadas puedes poner la tuya y la calculadora dirá si la caja se da por cuadrada.