El kárdex es la tabla en la que anotas cada compra y cada venta de un producto, con lo que queda en el almacén después de cada movimiento, tanto en unidades como en dinero. Es el registro que te dice, en cualquier momento, cuántas unidades tienes y cuánto valen.
Cada producto tiene su propio kárdex. Las filas son los movimientos, en orden: una compra suma unidades y dinero al saldo, una venta resta. Lo único que hay que decidir es a qué costo sale cada unidad vendida, y eso depende del método.
Qué columnas lleva
Fecha | Movimiento | Entradas (unid. y costo) | Salidas (unid. y costo) | Saldo (unid. y valor)
- Entradas: compras, con el costo de cada unidad incluyendo transporte y aranceles.
- Salidas: ventas. Se anotan las unidades; el costo lo pone el método.
- Saldo: unidades y valor que quedan tras cada fila.
Métodos para valorar las salidas
- PEPS o FIFO (primeras en entrar, primeras en salir): salen primero las unidades más antiguas, así que lo que queda vale lo de las últimas compras. Mira el FIFO.
- Promedio ponderado: todo el saldo se valora a un costo medio, que es el valor del saldo entre sus unidades. En un kárdex se recalcula tras cada compra.
Ejemplo
Empiezas con 100 unidades a 10, compras 200 a 12, vendes 150, compras 100 a 13 y vendes 180. Entre inventario inicial y compras tienes 4.700 (1.000 + 2.400 + 1.300); vendes 330 y quedan 70.
Con PEPS, la primera venta se lleva las 100 de 10 y 50 de 12: 1.600. La segunda, las 150 que quedaban de 12 y 30 de 13: 2.190.
| Método | Costo de ventas | Inventario final |
|---|---|---|
| PEPS (FIFO) | 3.790 | 910 |
| Promedio (tras cada compra) | 3.860 | 840 |
En los dos casos el costo de ventas más el inventario final suman 4.700: el método solo cambia el reparto. Compara los métodos con tus movimientos en la calculadora de inventario PEPS (FIFO), UEPS y costo promedio.
Errores habituales
- Anotar los movimientos en desorden. El orden decide qué unidades salen; vender antes de comprar da un saldo negativo.
- Olvidar el transporte y los aranceles. Forman parte del costo de la compra.
- No registrar las pérdidas. Lo roto o robado no sale en una venta, pero baja el saldo real.
- Cambiar de método sin avisar. Mantén el mismo método para comparar periodos.
Preguntas frecuentes
¿El kárdex es obligatorio?
Depende del país y de tu régimen. Si llevas inventario, la contabilidad exige poder valorarlo; consúltalo con quien lleve tus cuentas.
¿Se puede llevar en una hoja de cálculo?
Sí. Una fila por movimiento y tres columnas de saldo bastan para un negocio pequeño.
¿Se puede usar UEPS (LIFO)?
La NIC 2 no lo admite y el plan contable de España tampoco. Algunos países, como Estados Unidos, sí lo permiten.