En resumen
- En Colombia, los viáticos permanentes son salario en la parte de manutención y alojamiento; con $ 150.000 al día durante 10 días, $ 1.500.000 al mes cuentan como salario.
- Con un salario de $ 5.000.000, esos viáticos suben la base de cotización a $ 6.500.000; el trabajador aporta $ 120.000 más y la empresa $ 307.500 más.
- Los viáticos accidentales, los de un viaje extraordinario o poco frecuente, no son salario en ningún caso.
- El transporte y los gastos de representación nunca son salario, pero los pagos no salariales no pueden pasar del 40 % del total.
¿Los viáticos son salario en Colombia?
Depende de si son permanentes o accidentales. Los viáticos permanentes son salario en la parte que paga manutención (comida) y alojamiento. Los accidentales no son salario nunca. Lo dice el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo.
Esta calculadora es solo para Colombia y para trabajadores particulares con contrato laboral. Es una estimación para que entiendas el efecto; no sustituye lo que diga tu contrato.
Viáticos permanentes y accidentales
- Permanentes: los recibes de forma habitual, porque tu trabajo te lleva a viajar con frecuencia. La parte de manutención y alojamiento es salario. La parte de transporte o gastos de representación, no.
- Accidentales: los recibes por un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente. No son salario.
- La ley pide que, cuando se paguen, se especifique el valor de cada concepto: manutención, alojamiento, transporte y representación.
Cómo usar la calculadora
- Salario mensual: el de tu contrato, sin viáticos.
- Tipo de viáticos: permanentes o accidentales.
- Días de viaje al mes: cuántos días te pagan viáticos.
- Manutención y alojamiento por día: comida y hotel.
- Transporte y representación por día: pasajes, taxis o gastos de representación.
- Salario mínimo (avanzado): viene con el de 2026, $ 1.750.905, y lo puedes cambiar.
Cómo se calcula
El cálculo sigue estos pasos:
Manutención y alojamiento (M) = días × valor por día Transporte y representación (R) = días × valor por día Parte salarial = M si son permanentes; 0 si son accidentales Parte no salarial = M + R − parte salarial Límite = 40 % × (salario + M + R) Exceso = parte no salarial − límite (si es positiva) Base de cotización = salario + parte salarial + exceso
El límite del 40 % viene del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010: los pagos que no son salario no pueden pasar del 40 % del total de lo que recibes. Si pasan, el exceso cotiza como salario. Aquí se cuentan también los accidentales, que es el criterio más prudente. Para el límite general, mira la calculadora del salario en especie.
La base de cotización (IBC) siempre está entre 1 y 25 salarios mínimos, según el artículo 18 de la Ley 100 de 1993. El aporte extra usa el 8 % del trabajador (4 % de salud y 4 % de pensión) y el 20,5 % de la empresa (8,5 % de salud y 12 % de pensión). Puedes ver el cálculo general en la calculadora del IBC.
Lo que es salario también entra en las prestaciones. Cada mes, la parte salarial suma una doceava parte a cesantías y otra a la prima, y una veinticuatroava parte a vacaciones.
Ejemplo
Salario de $ 5.000.000, viáticos permanentes durante 10 días al mes: $ 150.000 por día de manutención y alojamiento y $ 50.000 por día de transporte.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Manutención y alojamiento | $ 1.500.000 |
| Transporte y representación | $ 500.000 |
| Parte que cuenta como salario | $ 1.500.000 |
| Total del mes (salario más viáticos) | $ 7.000.000 |
| Límite del 40 % del total | $ 2.800.000 |
| Base de cotización sin viáticos | $ 5.000.000 |
| Base de cotización con viáticos | $ 6.500.000 |
| Aporte extra del trabajador (8 %) | $ 120.000 |
| Aporte extra de la empresa (20,5 %) | $ 307.500 |
| Cesantías extra al mes | $ 125.000 |
| Vacaciones extra al mes | $ 62.500 |
La parte no salarial, $ 500.000, es solo el 7,1 % del total y no llega al límite. Por eso no hay exceso.
Si los mismos viáticos fueran accidentales, ninguna parte sería salario y tu base seguiría en $ 5.000.000.
Qué conviene tener claro
- Cuanto más habitual sea el viaje, más difícil es sostener que el viático es accidental.
- Poner por escrito el valor de cada concepto ayuda a separar lo salarial de lo que no lo es.
- Los viáticos que solo reembolsan gastos reales con soporte se tratan igual: lo importante es si son habituales y para qué sirven.
- Para ver cuánto cuesta un trabajador en total, usa la calculadora del costo del trabajador. Para los aportes completos, la de aportes a seguridad social.
Preguntas frecuentes
¿Los viáticos hacen parte del salario?
Solo si son permanentes y solo en la parte de manutención y alojamiento. El transporte y los gastos de representación no son salario. Los accidentales tampoco.
¿Cuándo un viático es accidental?
Cuando se da por un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente. Un viaje puntual a otra ciudad suele serlo. Viajar cada semana, no.
¿Los viáticos suben mis cesantías y mi prima?
La parte que es salario sí. Con $ 1.500.000 de parte salarial, suma $ 125.000 al mes a las cesantías y otros $ 125.000 a la prima, en una estimación simple.
¿Qué pasa si los viáticos pasan del 40 %?
Lo que exceda el 40 % del total cotiza a salud y pensión como si fuera salario. Es lo que indica el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010.
¿Esto vale para quien trabaja por prestación de servicios?
No. Esta calculadora es para contratos laborales de trabajadores particulares. En un contrato de prestación de servicios no hay prestaciones ni este reparto.
¿El resultado de viáticos es exacto?
Es una estimación. Tu caso puede cambiar por el salario integral, la ARL, la solidaridad pensional o por lo que diga tu contrato.