En resumen
- Con ventas de 1.000, 1.200, 1.100 y 1.300 unidades, 150 en inventario y un 15 % de las ventas siguientes de reserva, produces 4.660 unidades para vender 4.600.
- Producción = ventas + inventario final que quieres − inventario inicial: en el primer periodo son 1.000 + 180 − 150 = 1.030 unidades.
- Con 2 de materia prima por unidad a 3 cada una y una reserva del 10 %, las compras del ejemplo son 9.183 unidades de materia prima y cuestan 27.549.
- Con 4 de mano de obra, 1,5 de indirectos por unidad y 2.000 de costos fijos por periodo, producir cuesta 61.590 en total, unos 13,22 por unidad.
¿Cómo se calcula el presupuesto de ventas, producción y compras?
Para calcular el presupuesto de ventas, producción y compras parte de las unidades que esperas vender en cada periodo y sigue estas cuentas: unidades a producir = ventas previstas + inventario final que quieres − inventario inicial, y materia prima a comprar = la que usas + la que quieres guardar − la que ya tienes. Lo que ya tienes hecho no hay que volver a fabricarlo, y lo que quieres guardar para el periodo siguiente sí.
Son tres presupuestos encadenados, que se hacen en este orden:
- Presupuesto de ventas. Cuántas unidades esperas vender en cada periodo (mes o trimestre) y, con el precio, cuánto dinero.
- Presupuesto de producción. Cuántas unidades fabricar para cubrir esas ventas y dejar el inventario final que quieres.
- Presupuesto de compras. Cuánta materia prima necesitas para fabricar eso, cuánta reserva quieres y cuánto tienes ya.
La calculadora parte de las ventas que tú prevés. Si todavía no las tienes, estímalas antes con la proyección de ventas.
Cómo usar la calculadora
- Ventas previstas. Una fila por periodo, en orden. Escribe las unidades que esperas vender y, si quieres, cambia el nombre («Enero», «Trimestre 1»).
- Inventario inicial. Las unidades que ya tienes listas para vender al empezar.
- Inventario final que quieres. Un porcentaje de las ventas del periodo siguiente. Si esperas vender 100 el mes que viene y pones 15 %, quieres cerrar este mes con 15 ya hechas.
- Materia prima por unidad y su costo. Cuánto gasta cada unidad que fabricas y lo que pagas por cada una.
En Opciones avanzadas están el precio de venta, las ventas del periodo siguiente al último, la materia prima que ya tienes y la reserva que quieres, la mano de obra y los indirectos por unidad y los costos fijos de cada periodo.
Fórmulas
Producción = Ventas + Inventario final deseado − Inventario inicial Materia prima usada = Producción × Materia prima por unidad Compras de materia prima = Usada + Reserva final − Inventario inicial de materia prima Costo de producción = Producción × (Materia prima por unidad × su costo + Mano de obra + Indirectos) + Costos fijos
La reserva final de materia prima es un porcentaje de la que usas en ese mismo periodo; el inventario final de producto terminado, un porcentaje de las ventas del periodo siguiente.
El inventario final de un periodo es el inicial del siguiente. El final deseado de producto terminado se redondea hacia arriba a unidades enteras. Si el resultado de producción o de compras saliera negativo, se pone 0: ya tienes de sobra.
Ejemplo con cuatro periodos
Esperas vender 1.000, 1.200, 1.100 y 1.300 unidades, y 1.400 en el periodo siguiente, a 25 cada una. Empiezas con 150 unidades hechas, quieres cerrar cada periodo con el 15 % de las ventas del siguiente, y cada unidad gasta 2 de materia prima, que cuesta 3. Todos son valores de ejemplo, los mismos con los que se abre la calculadora.
| Periodo | Ventas | + Final que quieres | − Inicial | = A producir |
|---|---|---|---|---|
| Mes 1 | 1.000 | 180 | 150 | 1.030 |
| Mes 2 | 1.200 | 165 | 180 | 1.185 |
| Mes 3 | 1.100 | 195 | 165 | 1.130 |
| Mes 4 | 1.300 | 210 | 195 | 1.315 |
| Total | 4.600 | 4.660 |
En el primer mes: 1.000 + 180 − 150 = 1.030. Cada final deseado es el 15 % de las ventas siguientes (el 15 % de 1.200 es 180). En total produces 4.660 unidades para vender 4.600, y terminas con 210 unidades guardadas.
Compras de materia prima
Con 2 de materia prima por unidad, el primer periodo usa 2.060 y el último 2.630: 9.320 en total. Con 400 al empezar y una reserva final del 10 % de lo que se usa en cada periodo, compras 1.866 en el primero y 2.667 en el último, 9.183 en total. A 3 cada una, son 27.549.
El presupuesto en dinero
Con 4 de mano de obra y 1,5 de indirectos por unidad, y 2.000 de costos fijos en cada periodo, la producción cuesta 53.590 variables más 8.000 fijos.
| Concepto | Resultado |
|---|---|
| Ingresos por ventas (4.600 × 25) | 115.000,00 |
| Compras de materia prima | 27.549,00 |
| Costo de producción total | 61.590,00 |
| Costo por unidad producida | 13,22 |
Qué pasa si ya tienes inventario de sobra
Si el inventario que tienes cubre las ventas y el final que quieres, la producción de ese periodo es 0 y lo que sobra pasa al siguiente. Con 1.180 unidades al empezar, en el primer periodo no hace falta producir nada. Con 1.179 faltaría 1 unidad.
Aunque no produzcas, los costos fijos se siguen pagando. La calculadora los suma en todos los periodos.
Errores comunes
- Olvidar el inventario final. Producir justo lo que vendes te deja sin existencias para el periodo siguiente.
- Ventas demasiado optimistas. Todo el plan depende de ellas. Si dudas, usa la cifra más baja y revisa el presupuesto cada mes.
- Mezclar unidades de producto y de materia prima. Las ventas van en unidades de producto; la materia prima, en kilos, metros o piezas, según la compres.
- Dejar fuera los costos fijos. El costo por unidad sale más bajo de lo real.
Para saber cuánto costó cada lote, mira el costo de producción; para decidir cuánta reserva guardar, el stock de seguridad. Si compras a precios distintos, la valoración de inventario te dice cuánto vale lo que guardas. Para saber si te alcanza el dinero mes a mes, usa el flujo de caja, y para saber cuántas unidades cubren tus costos, el punto de equilibrio.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el presupuesto de producción?
Se suman las ventas previstas y el inventario final que quieres, y se resta el inventario inicial. En el ejemplo, para el primer periodo: 1.000 + 180 − 150 = 1.030 unidades.
¿Cómo se calcula el presupuesto de ventas?
Se multiplican las unidades que esperas vender en cada periodo por el precio. En el ejemplo, 4.600 unidades a 25 dan un presupuesto de ventas de 115.000. Las unidades salen de tu historia, tus pedidos y tu mercado.
¿Cómo se calcula el presupuesto de compras de materia prima?
Se multiplica la producción por la materia prima de cada unidad, se suma la reserva que quieres al final y se resta la que ya tienes. En el ejemplo son 9.183 unidades de materia prima, y a 3 cada una, 27.549.
¿Qué inventario final conviene dejar?
No hay una cifra única. Depende de cuánto tardas en producir y de lo que cambian tus ventas. Un método habitual es guardar un porcentaje de las ventas del periodo siguiente; en el ejemplo es el 15 %. Es una estimación para planificar.
¿Sirve para un mes o para un trimestre?
Para los dos. La cuenta es la misma: escribe una fila por mes o por trimestre y cambia su nombre.
¿Qué hago si las ventas del próximo periodo no las conozco?
Pon las ventas del último periodo en «Ventas del periodo siguiente»: es la opción más prudente y solo afecta al inventario final del último periodo.